CAJA MENOR

CAJA MENOR 

1. ¿ Que es la caja menor ?

RTA: / Es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.

2. ¿ Como se constituye la caja menor? 

RTA:  La Caja Menor se constituye para cada vigencia fiscal mediante acto administrativo suscrito por el Jefe de la Administración en el cual se indica claramente la finalidad y clase de gastos que se puede cubrir con estos dineros.

Los desembolsos individuales que se produzcan, no podrán exceder del diez por ciento (10%) del valor total autorizado por la Caja menor

3. ¿ Como se legaliza la caja menor ?

RTA: Registrar la Legalización de un Egreso de caja menor. Esta transacción se ejecuta Únicamente para los casos en que se haya registrado un Egreso con la Marca “Pendiente Legalización” y se quiera excluir dicha condición al egreso para poder incluirlo dentro de una Solicitud de reembolso o Cierre presupuestal de caja menor. Dicha marca se maneja en mayor medida para los casos en que se generan gastos de Viáticos de los cuales se espera que posteriormente sean entregados o legalizados los comprobantes físicos que soportan el cumplimiento de la comisión.

4. Políticas de caja menor 

RTA: /

• Al final del mes se realizara el respectivo reembolso de caja menor

• La persona encargada de manejar caja menor debe de ser confiable, honesta y que posea excelentes relaciones humanas

• Un miembro asignado por el Contador realizara el arqueo de caja como mínimo 2 veces en el mes, para verificar de que este se utilice correctamente

• La caja menor debe de estar acompañada de sus respectivos documentos soportes para que al realizar la contabilización esta se encuentre respaldada

• Cuando los gastos superen el 80% antes de la fecha acordada, se debe hacer un informe concreto y especifico, para hacer el reembolso de caja menor anticipado

• Cuando se haya realizado el informe de caja menor y se entregue, al día siguiente se debe realizar el reembolso

  5. Ejemplo

Artesanías IKC

NIT: 1121943746-1

6846865 (PBX) – 6674199

Dirección: Cra 26ª #10B-40 Centauros

En el año 2013 se constituyó la empresa con un monto de $6’000.000 de pesos aportados por el único dueño el Señor Kevin Hernández.El contador encargado de la parte administrativa de la empresa es la señorita Isleny Reyes, quien en su poder designo a la cajera Catalina Sabogal al manejo de la caja menor que su monto total es de $1’000.000 de pesos, la señorita Catalina se caracteriza por ser una persona confiable, honesta, responsable, organizada y cumplidora del deber.La responsabilidad de la señorita Catalina es mantener la caja menor acompañada de sus respectivos documentos, recibos y soportes de los gastos pagados en efectivo durante un lapso de tiempo determinado. La contadora de la empresa, la señorita Isleny asigno al señor David Quintero para que realice el arqueo de caja como mínimo tres veces en el mes pa verificar que el dinero de la caja menor se utilice correctamente.Para el manejo de la caja menor la encargada debe tener en cuenta tres aspectos importantes:·  Cuando los gastos superen el 80% antes de la fecha acordada, la encargada debe hacer un informe concreto y especifico, para hacer el reembolso de caja menor anticipado

•     Cuando se haya realizado el informe de caja menor y se entregue, al día siguiente se debe realizar el reembolso
•     Cuando ocurra una anomalía, es decir un faltante o un sobrante, las pérdidas correrán por el encargado de caja menor, por lo contrario 
•        cuando sobra una cantidad de dinero este será consignado como un ingreso.

FUENTES 

* https://www.youtube.com/watch?v=6K4MvusEwjE

* http://www.gerencie.com/fondo-de-caja-menor.html

* http://puertoboyaca-boyaca.gov.co/apc-aa-files/36303761663864316637343433353563/DECRETO_008_CAJA_MENOR.pdf

* https://es.scribd.com/doc/4552152/POLITICAS-Y-PARAMETROS-DE-CAJA-MENOR